La communication des écoles et des organismes de formation

Un collège annonce ses portes ouvertes, un lycée publie les photos d’un projet, un organisme de formation met en ligne son catalogue. Les règles ne sont pas les mêmes. Pour un établissement scolaire, le cadre vient de l’institution : rôle de la direction, droit à l’image, gestion de crise. Pour un organisme de formation, il vient de Qualiopi et du CPF. Voici les repères de chaque cas, puis ce qu’une agence peut prendre en charge.

Qui porte la communication d’un établissement scolaire ?

Selon l’IH2EF, le chef d’établissement est le responsable de la communication et de la publication de son établissement, et il y joue un rôle central. Cette communication sert au rayonnement de l’établissement et à la construction de son image IH2EF.

Dans l’académie de la Guyane, pour les sites d’établissements hébergés par le rectorat, le directeur de la publication est le directeur de l’école ou le chef de l’établissement Rectorat de la Guyane. Une agence peut rédiger et mettre en page, mais c’est la direction qui valide.

L’IH2EF retient cinq principes pour la communication des personnels de direction : la clarté, la transparence, la simplicité, le ciblage et la temporalité, c’est-à-dire une communication planifiée et des informations régulièrement renouvelées IH2EF.

À faire : écrivez qui rédige, qui valide et qui publie, avant de confier un support à l’extérieur.

Quels canaux et quels temps forts dans l’année scolaire ?

Les canaux privilégiés cités par l’IH2EF sont l’ENT, le courrier électronique sur l’adresse académique, les réseaux sociaux, la presse et les rencontres. Les périodes fortes sont les crises, la rentrée, les examens, l’orientation et l’affectation IH2EF.

Partez de ces temps forts, pas des outils. Pour chacun, fixez le message, le public, le canal et la date de départ dans un rétroplanning de campagne de communication.

Pour les portes ouvertes, l’IH2EF conseille de transmettre l’information à la presse, d’inviter des journalistes, puis de mesurer le nombre de visiteurs et leur satisfaction. Elle mentionne aussi la prévision d’un budget communication.

Sur les réseaux sociaux, l’IH2EF relevait en 2023 que leur usage dans l’Éducation nationale ne faisait pas l’objet d’un texte de cadrage officiel, les règles de déontologie, du devoir de réserve et de discrétion s’appliquant aux agents IH2EF. Si vous confiez un compte à une agence, fixez par écrit les sujets, le ton et le circuit de validation.

Droit à l’image : quelles autorisations demander ?

Selon la CNIL, un établissement qui veut utiliser les photos de ses élèves, dans le journal de l’école, sur un trombinoscope ou sur son site, doit obtenir le consentement écrit des parents ou représentants légaux CNIL.

L’académie de Lille précise qu’une autorisation de prise de vue et de diffusion doit être signée pour chaque projet. Elle ajoute qu’une autorisation « pour tous les usages » signée en début d’année n’est pas possible Académie de Lille.

• Préparez un formulaire par projet, qui nomme le projet et les supports de diffusion.
• Classez les autorisations signées avec les photos qu’elles couvrent.
• Demandez au photographe ou à l’agence de ne livrer que des images couvertes par une autorisation.

Comment communiquer pendant une crise ?

En situation de crise, les relations avec les médias sont majoritairement prises en charge par le service communication du rectorat. Le chef d’établissement informe les cabinets des services académiques par le canal adapté à la gravité de l’incident IH2EF.

L’IH2EF distingue trois niveaux d’information, avec des messages distincts : les personnels, les familles des auteurs et des victimes, puis si nécessaire l’ensemble des parents d’élèves, voire les partenaires. Le message comporte trois volets, souvent dans cet ordre : empathie, clarification des faits, indication de l’action de l’Éducation nationale. Les vecteurs cités sont l’ENT, le carnet de liaison, l’affichage, le courriel, le SMS et le contact direct.

Une agence ne se substitue ni à la direction ni au rectorat. Elle intervient en amont : rédiger une trame de message par niveau d’information, tenir à jour les listes de diffusion, entraîner l’équipe de direction. Les étapes pour préparer une communication de crise s’appliquent dans ce cadre.

Organismes de formation : ce que Qualiopi impose de publier

La certification Qualiopi est obligatoire pour tous les organismes de formation qui souhaitent bénéficier de fonds publics et mutualisés. Elle est normalement valable 3 ans après l’audit initial favorable DREETS Provence‑Alpes‑Côte d’Azur.

L’indicateur 1 du référentiel national qualité (guide de lecture V9 du 8 janvier 2024) demande une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées, modalités d’évaluation et accessibilité aux personnes handicapées Ministère du Travail.

L’indicateur 2 impose de diffuser des indicateurs de résultats adaptés aux prestations et aux publics. Le guide de lecture cite en exemples le taux de satisfaction des stagiaires, le nombre de stagiaires, ainsi que le taux et les causes des abandons.

Parmi les preuves examinées en audit, le guide de lecture cite tous les supports et outils d’information : plaquette, réseaux sociaux, sites internet, supports de publicité, salons et supports de contractualisation. Concrètement, faites d’une fiche de formation la référence, et reprenez les mêmes informations sur chaque support.

Selon le CNFCE, organisme de formation, le décret n° 2026‑728 du 1^er août 2026 fait passer le référentiel Qualiopi de 32 à 33 indicateurs à compter du 1^er novembre 2026. Selon la même source, l’indicateur 1 imposera de présenter les modalités pédagogiques et les modes de financement mobilisables, et l’indicateur 2 de rendre publique la méthode de calcul des taux publiés CNFCE. Faites confirmer ces points par votre certificateur avant de refaire vos fiches.

Avant de reprendre une mention Qualiopi, la vôtre ou celle d’un partenaire, consultez la liste publique des organismes de formation diffusée sur data.gouv.fr : mise à jour quotidiennement, elle identifie ceux qui détiennent une certification qualité en cours de validité data.gouv.fr.

Publicité et CPF : ce qui est interdit

Les conditions générales de Mon Compte Formation qualifient de publicité trompeuse toute information de nature à induire le stagiaire en erreur, notamment sur les conditions de prise en charge. Elles citent le fait de qualifier une formation de « gratuite » ou de « 100 % prise en charge », ou de proposer une rétribution financière, matérielle ou promotionnelle Caisse des dépôts et consignations.

La loi du 19 décembre 2022 contre la fraude au CPF interdit toute prospection commerciale des titulaires d’un compte par téléphone, SMS, courriel ou sur les réseaux sociaux. Le manquement est passible d’une amende administrative ne pouvant excéder 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale Centre Inffo.

Un organisme dont l’offre est référencée peut utiliser, sur tout support numérique ou papier, le cartouche portant la mention « cette Offre de formation est éligible à Mon Compte Formation ». Il n’est en aucun cas autorisé à utiliser la marque « Mon Compte Formation » ni son logo Caisse des dépôts et consignations.

L’organisme donneur d’ordre reste intégralement responsable de la promotion faite pour son compte : s’il la confie à un influenceur et que celle-ci comporte des mentions trompeuses, il peut en être tenu responsable. Si vous passez par une agence de marketing d’influence, transmettez-lui ces règles par écrit et validez chaque contenu avant publication.

Ce qu’une agence apporte, et ce qu’elle ne fait pas

Pour une école, un collège, un lycée ou un organisme de formation, l’apport d’une agence porte sur quatre chantiers.

• Le plan de communication : calendrier calé sur l’année scolaire ou sur les sessions de formation, messages par public, circuit de validation.
• Les supports : site, plaquette, fiches de formation, livret d’accueil, gabarits pour l’ENT et les réseaux sociaux. Pour le site, voyez comment choisir l’agence qui créera votre site.
• Les relations presse : communiqués pour les portes ouvertes, un projet d’élèves ou une nouvelle formation, selon les usages des relations presse dans l’éducation.
• La mesure : choix d’indicateurs simples et bilan, selon la méthode pour mesurer les résultats d’une campagne éducative.

Ce qu’elle ne fait pas : décider à la place de la direction, s’exprimer à la place du rectorat en cas de crise, ou vendre de l’espace dans les médias, qui relève d’une régie publicitaire.

Comment choisir et briefer l’agence ?

Commencez par un brief écrit : contexte, public, calendrier scolaire, circuit de validation, budget, indicateurs attendus. La méthode pour rédiger un brief de communication dans l’éducation détaille chaque rubrique. Consultez ensuite deux ou trois agences, avec les mêmes questions.

• Quelles références vérifiables dans l’éducation ou la formation pouvez-vous montrer ?
• Comment gérez-vous les autorisations de prise de vue lors de vos reportages ?
• Quel devis détaillé proposez-vous, livrable par livrable, avec les honoraires et le rétroplanning ?
• Quels KPI suivrez-vous, et quand présenterez-vous le bilan ?

Une agence spécialisée dans l’éducation connaît déjà le calendrier scolaire, l’ENT et l’exigence de réserve ; une agence généraliste peut convenir pour un site, si elle accepte ces règles. Pour comparer les devis, servez-vous des repères de budget de communication et tarifs d’agence et de la grille pour choisir une agence de communication.